Control horario obligatorio en España: guía completa 2026

Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Esta obligación, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para incluir el apartado 9, que regula el registro de jornada.

En esta guía completa te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir con la normativa en 2026.

¿Qué dice la ley exactamente?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece textualmente:

"La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora."

Esto significa que toda empresa con trabajadores por cuenta ajena debe registrar, cada día, la hora de entrada y la hora de salida de cada empleado. No hay excepciones por tamaño de empresa ni por sector.

¿Quién está obligado a fichar?

La obligación afecta a:

• Todas las empresas con al menos un trabajador por cuenta ajena
• Todos los trabajadores, incluidos:
  • Empleados a tiempo completo
  • Empleados a tiempo parcial (con régimen especial desde antes de 2019)
  • Trabajadores con horario flexible
  • Teletrabajadores
  • Personal de alta dirección

Las únicas excepciones son los trabajadores autónomos (que no tienen relación laboral por cuenta ajena) y los socios trabajadores de cooperativas en determinados supuestos.

¿Qué debe incluir el registro?

El registro debe contener, como mínimo:

1. Hora de inicio de la jornada laboral
2. Hora de finalización de la jornada laboral
3. Identificación del trabajador
4. Fecha del registro

Aunque la ley no especifica el formato, es recomendable incluir también las pausas, las horas extraordinarias y cualquier incidencia relevante.

¿Qué formato es válido?

La ley no impone un formato específico. Son válidos:

• Sistemas digitales (apps, software de fichaje, terminales biométricos)
• Hojas de registro en papel firmadas por el trabajador
• Hojas de cálculo (Excel, Google Sheets)

Sin embargo, la Inspección de Trabajo valora especialmente los sistemas que:

• No sean fácilmente manipulables por la empresa
• Permitan la consulta por parte del trabajador
• Garanticen la conservación durante 4 años
• Sean fiables y tengan trazabilidad

Un software de control horario digital como RegulaKit cumple todos estos requisitos automáticamente.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Los registros deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de:

• Los propios trabajadores
• Los representantes legales de los trabajadores
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social

¿Cómo se negocia el sistema de registro?

Según el artículo 34.9 ET, el sistema de registro se organizará mediante:

1. Negociación colectiva (convenio colectivo)
2. Acuerdo de empresa con los representantes de los trabajadores
3. Decisión del empresario previa consulta con los representantes (si no hay acuerdo)

¿Qué pasa si no cumples?

El incumplimiento del registro de jornada se sanciona según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):

La sanción se aplica por centro de trabajo, no por trabajador. Pero la cuantía dentro de cada grado depende del número de trabajadores afectados.

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Inspecciones de trabajo: ¿qué revisan?

Durante una inspección, los inspectores verifican:

• Que existe un sistema de registro operativo
• Que el registro refleja la jornada real (no horarios teóricos)
• Que se conservan los registros de los últimos 4 años
• Que los trabajadores tienen acceso a sus datos
• Que los representantes han sido informados

¿Cómo implementar el control horario digital?

Implementar un sistema de control horario digital es más sencillo de lo que parece:

1. Elige un software que cumpla los requisitos legales
2. Configura los horarios de tu empresa
3. Da de alta a los empleados
4. Forma al equipo en el uso del sistema
5. Informa a los representantes de los trabajadores

Con RegulaKit puedes tener el control horario funcionando en menos de 24 horas, con soporte incluido para la configuración inicial.

Conclusión

El control horario no es solo una obligación legal: es una herramienta de gestión que protege tanto a la empresa como a los trabajadores. Asegura el cumplimiento normativo, evita sanciones y proporciona datos valiosos para la gestión de RRHH.

Si tu empresa aún no tiene implementado un sistema de registro de jornada digital, estás asumiendo un riesgo innecesario. Las inspecciones son cada vez más frecuentes y las multas pueden ser significativas.